המאה היא המאה ה-21 וכיום יש פתרונות דיגיטליים למגוון רחב של צרכים. זה כולל גם את הצורך של אחסנת מסמכים באופן מסודר וגם דיסקרטי, כאשר הגישה שמורה רק לאנשים ספציפיים שבחרנו לתת להם גישה חופשית למסמכים, או לחלק מהם. ארכיונים פיזיים הולכים והופכים לנחלת העבר, כאשר פתרונות דיגיטליים הולכים ומוכיחים את יעילותם.
מהו החיסרון של ארכיונים פיזיים?
ארכיונים פיזיים הם דבר חשוב עליו התבססה האנושות, ובפרט חברות וגופים רבים שצריכים לשמור מסמכים. עם זאת, כיום יש תנועה הולכת וגוברת לעבר ארכיונים דיגיטליים ששומרים על המסמכים בענן.
החיסרון הגדול ביותר של ארכיון פיזי בא לידי ביטוי בכך שהמסמכים נתונים למגוון רחב של סיכונים – שריפה או פגיעה פיזית בארכיון שתכלה את המידע האגור בו, וכמובן גם מקרי גניבה מארכיונים כמו גם ממוזיאונים. בארכיון פיזי יש גם קושי למצוא את המידע הספציפי שמחפשים בחלק גדול של המקרים. ארכיב דיגיטלי לא לוקה בכל החסרונות האלה.
ארכיב דיגיטלי למשרדי עורכי דין
הגופים שיכולים להפיק את מירב התועלת משימוש בארכיון או ארכיב דיגיטלי הם משרדי עורכי דין. משרדים אלה צריכים לתחזק ארכיונים גדולי ממדים, שיכילו את כל החוזים, פסקי הדין והחוקים הרלוונטיים לעבודת המשרד בעבר. זה יוצר מצב שבו חלק מעובדי המשרד חייבים לעסוק בעבודת תיוק המסמכים לארכיון. על כן, משרדי עורכי דין יכולים להתייעל הרבה יותר אם יעברו להשתמש בארכיון דיגיטלי, שדורש הרבה פחות כוח אדם לתפעול.
ארכיב דיגיטלי למוסדות אקדמיים
גופים נוספים שיכולים להפיק תועלת רבה ממעבר לשימוש בארכיון דיגיטלי הם מוסדות אקדמיים כמו אוניברסיטאות ומכללות. מוסדות אלה חייבים להחזיק כמות עצומה של מידע לצורכי המחקר האקדמי הענף שהם מקיימים ואשר נוגע למגוון תחומים. כאשר מדברים על מידע היסטורי, לדוגמא, הצורך בשימוש בארכיונים הוא עצום. ארכיונים משמשים מקורות היסטוריים ראשוניים ומידת המהימנות שלהם גבוהה יחסית.
האפשרות להשתמש בארכיון מכל מקום
כאשר מדברים על ארכיון דיגיטלי, אחד היתרונות הגדולים שלו ביחס לארכיון פיזי הוא שאפשר לעשות שימוש במסמכים ולדלות ממנו מידע מכל מקום. זה חשוב מאוד בעידן הנוכחי, שבו צנחה עלינו כבר ההבנה שעבודה צריכה להיות זמינה לעובד בזמן ובמקום שנוח לו, ככל האפשר. באמצעות פרוקסי – גישה מרחוק – אתם יכולים לאפשר גישה לעובדים שלכם ולחוקרים במוסד האקדמי שלכם אל עבר החומר המוחזק בארכיון בכל זמן ומקום.
דרכים להתמודדות עם הקושי שבמעבר לטכנולוגיה חדשה
כל טכנולוגיה חדשה שמנסים להנחיל בארגון עשויה לעורר קשיים בקרב העובדים בו. אנשים נוטים לעיתים לשמרנות ולדחייה של שינויים, אפילו אם יש להם אפשרות להיטיב עימם. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם התנגדות היא לתת לעובדים את כל ההסברים והכלים הנדרשים ללמידת ההתעסקות החדשה בארכיון, כדי שלא ירגישו בודדים.
